交渉の合意条件確認の技術｜交渉後の段階

交渉の合意条件確認の技術のポイント

交渉の合意条件確認のポイント

合意条件確認の技術について説明します。

会議後に双方が内容を確認し、出席者が署名する合意議事録が最も望ましい合意条件の確認方法です。合意議事録を確認することで、合意が確定するとともに、契約行為であることをよく認識して署名してください。また、合意議事録の作成は困難でも、合意した条件のみを個条書き程度に明記し、書類で確定させておくだけでも有効です。

包括合意ができなかった場合でも、条件を細分化したり、場合分けをしたりしてみてください。部分的にでも合意できる条件が見つかる場合があります。また細分化する過程で、合意可能な方法を発見することもあります。

場合分けにおいては、フローチャートやツリーを作成する要領で、想定される複数のケースを考えてみると有効です。また付帯条件により、「できること」「できないこと」を考えてみると可能性が広がります。そして、これらに期限の要素を加えると、よりポイントが明確になります。

合意議事録のまとめ

会議後に双方が署名する合意議事録が最も有効である。
合意できなかった条件でも、議事録に明記することには意味がある。
部分合意した条件でも、議事録には残しておくべきである。

通信確認について

会議後に、一方的に通知することでも効果があります。

例えば、後日解釈が分かれそうだが、確定できなかった条件があったとしましょう。この場合は自らの解釈を書面にし、レターなどの方法で、一方的に通知してください。交渉時に確定できなかった条件を自らの解釈を書面にして、レターなどの方法で一方的に通知することは効果があります。ただし、このレターには、自らの解釈とともに、必ず誤解があれば追加、修正してほしい旨の意志表示を入れておくことが重要です。

もし相手がレターを受け取りながら返答しなかった場合は、「暗黙の合意」として、合意に準じた内容の証拠とする可能性があります。また、後日のトラブルが発生した場合でも、書面による通知は交渉に有利な材料として活用することも可能です。

従って、レターなどの通知書類でも重要な通信書類と認識し、内容を速やかに確認した上で、不利な解釈や誤った理解については、できるだけ早く書類で否定もしくは代替内容の回答を送付することが重要です。

通信確認のまとめ